Maja Könninger, Zenkit
Volatile Märkte und eine wachsende Komplexität der Prozesse, Strukturen und Kundenbedürfnisse stellen klassische Projektmanagement-Ansätze auf die Probe. Viele Unternehmen vertrauen daher auf agile Managementmethoden. Doch was versteckt sich dahinter und wie können Unternehmen diese Praktiken dazu nutzen, ihr Projektmanagement effektiver zu gestalten?
Maja Könninger ist seit Abschluss ihres Internationales Marketing Management Studiums an der Karlshochschule International University für das Karlsruher Start-up Zenkit mit seinem gleichnamigen Projektmanagement-Produkt im Bereich SEO und Onlinemarketing tätig.
Traditionelles Projektmanagement
Im traditionellen Projektmanagement planen die Verantwortlichen im Vorhinein genauestens den monetären, materiellen, temporären und personellen Aufwand und richten den gesamten Projektmanagementprozess auf diese Planung aus. Geduldet wird nur eine minimale Abweichung von dieser Einschätzung. Das im traditionellen Projektmanagement übliche Wasserfallmodell teilt die Projektarbeit in folgende sukzessive Phasen:
● Initiierung
● Planung
● Überwachung und Steuerung
● Abschluss
Gemäß dieses Ablaufs wird das Projekt Schritt für Schritt in fester Reihenfolge bearbeitet. Neue Aufgaben werden erst begonnen, wenn die vorherigen abgeschlossen sind. Am Wasserfallmodell ausgerichtete Prozesse werden meist in Unternehmen mit ausgeprägten hierarchischen Strukturen eingesetzt. Die beschleunigten Anforderungen des Marktes und die steigende Individualisierung der Kundenwünsche fordern von Unternehmen allerdings immer öfter schnell auf kurzfristige Änderungen reagieren zu können. Bei Anwendung des Wasserfallmodells zeigen sich Fehler meist erst zu Ende des Projektes. Da bei Änderungsvorhaben der komplette, im voraus entworfene Projektplan angepasst werden muss, sind deren Korrektur meist teuer und zeitaufwendig. Klassische Projektmanagementmethoden sind daher für Unterfangen mit vielen unvorhersehbaren Faktoren eher ungeeignet.
Agiles Projektmanagement
Die Funktionsweise des agilen Projektmanagements basiert auf den Werten und Prinzipien des Agilen Manifests, das im Jahr 2001 mehrere erfahrene Softwareentwickler verfasst haben. Das agile Projektmanagement hinterfragt die Prozesse und Rollenverteilungen der klassischen Ansätze und will diese durch ein flexibles, zukunftsorientiertes Vorgehen ersetzen. Unternehmen sollen dem ständigen Wandel gewachsen sein und auf kurzfristige Änderungen schnell reagieren können.
Das Kernprinzip agiler Methoden beinhaltet die folgenden Grundpfeiler:
1. Direkt und offen kommunizieren
Agiles Projektmanagement legt großen Wert auf direkte und kurze Kommunikationswege. Auf Änderungen kann nur angemessen reagiert werden, wenn alle Teammitglieder auf dem gleichen Wissensstand sind. Informelle Gespräche und regelmäßige Stand-up Meetings stellen die effektivste Methode dar, Informationen innerhalb eines Teams zu übermitteln. Probleme und Schwierigkeiten müssen sowohl von Führungsverantwortlichen, als auch allen anderen Beteiligten offen ausgesprochen werden können. Nur so ist es möglich, starre Denk- und Verhaltensmuster aufzubrechen und zu verbessern.
2. Kurze Umsetzungs-Zyklen und kurzfristige Änderungen ermöglichen
Kurze Umsetzungs-Zyklen sind eines der Hauptmerkmale agiler Prozesse. Um Kundenwünsche voll befriedigen zu können, ist es wichtig, auch kurzfristige Änderungen implementieren zu können. So wird ein hoher Kostenaufwand vermieden und das Endergebnis optimiert. Fehler und Schwierigkeiten können außerdem frühzeitig analysiert werden und bieten die Möglichkeit, den weiteren Prozess zu verbessern. Anstatt dem Kunden ein fertiges Gesamtpaket zu verkaufen, mit dem dieser möglicherweise nicht zufrieden ist, werden ihm regelmäßig bereits fertiggestellte Teile des Projektes vorgestellt. So bekommt dieser eine genaue Vorstellung vom Endprodukt und Ergebnisse können noch während der Entwicklung auf die Anforderungen des Kunden getestet werden. Nicht das starre Einhalten von Dokumentationsrichtlinien, sondern die Maximierung des Kundennutzens soll Maß für den Erfolg eines agilen Projekts sein.
3. Flache Hierarchien begrüßen
Agile Methoden erfordern flexible Führungskräfte, die Konflikte produktiv lösen und eine vertraute, arbeitsfördernde Teamatmosphäre schaffen. Schnelle und flexible Reaktionen auf Änderungsvorschläge sind nur bei flachen Hierarchien umsetzbar. Anders als im klassischen Projektmanagement handelt jedes Teammitglied eigenverantwortlich. Vorgesetzte müssen deshalb dazu fähig sein, ihren Mitarbeitern ein hohes Maß an Vertrauen entgegen zu bringen und ihnen Aufgaben und Verantwortung delegieren zu können.
Agile Aushängeschilder: Scrum und Kanban
Basierend auf den Werten und Prinzipien des Agilen Manifests können Unternehmen eigene agile Ansätze entwickeln. Zu den beliebtesten agilen Methoden zählen Scrum und Kanban. Scrum wird durch feste Regeln, Rollen und Abläufe definiert und eignet sich insbesondere für umfangreiche Projekte. Die Methode basiert auf der Erfahrung, dass diese Vorhaben zu komplex sind, um sie im Vorhinein präzise planen zu können.
Auch Scrum legt einen langfristigen Plan (Product Backlog) fest. Konträr zum klassischen Projektmanagement wird dieser innerhalb der Durchführung des Projekts jedoch kontinuierlich angepasst und verbessert. In iterativen Abläufen, sogenannten Sprints, werden im Vorhinein definierte Aufgaben und Handlungen umgesetzt. Ziel jedes Sprints ist die Fertigung eines funktionierenden Zwischenproduktes. Um dies realisieren zu können, findet sich das Team am Anfang jedes Arbeitstages zusammen (Daily Scrums) und bespricht Aufgaben, Probleme und Fortschritte.
Ein weiterer populärer agiler Ansatz ist die Kanban Methode, die ursprünglich in den 1950er Jahren von Toyota in Japan entwickelt wurde. Ziel von Kanban ist es, jede Prozessstufe optimal zu steuern und so schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen. Mithilfe eines Kanban Boards wird der Projektablauf visualisiert. Im klassischen Modell werden Aufgaben, die noch nicht angegangen wurden als "To-Dos" in der linken Spalte des Boards eingeordnet. Wird eine Aufgabe neu begonnen, wird sie als "In Progress" in die mittlere Spalte verschoben. Mitarbeiter dürfen selbst entscheiden, in welcher Reihenfolge sie Aufgaben bearbeiten.
In der rechten Spalte ("Done") des Kanban Boards werden alle erledigten Aufgaben eingetragen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass nur eine begrenzte Anzahl an Aufgaben zeitgleich bearbeitet wird. Kanban fordert also eine konsequente Priorisierung der Aufgaben und soll Prozesse so übersichtlich und agil halten. Staut sich Arbeit an einer Stelle des Projekts (Bottlenecks), weist die To-Do Spalte bei einer Person oder einem Team also eine große Menge an Kanban-Karten auf. An dieser Stelle muss nun eingegriffen und verbessert werden.
Digital agil
Agiles Arbeiten erfordert einen Wechsel der Denk- und Verhaltensweise einer Organisation, der sich nur mit einem Team erreichen lässt, das für diese Herausforderung qualifiziert ist. Um diese Prozesse zu unterstützen greifen Unternehmen immer häufiger auf Projektmanagement-Tools, wie beispielsweise Zenkit zurück. Agile Methoden erfordern ein hohes Maß an Flexibilität. Mit Hilfe von Online Tools können mit nur wenigen Klicks alle einem Projekt oder einer Aufgabe zugehörigen Informationen und Dokumente abgerufen werden. Durch das Ablegen der Daten in einer Cloud kann flexibel von überall aus auf die Projektinformationen zugegriffen werden. So können beispielsweise auch Teammitglieder, die remote arbeiten unkompliziert in den Prozess einbezogen werden.
Der zweite Grundpfeiler agiler Methoden ist eine schnelle und transparente Kommunikationsweise. Zenkit verfügt beispielsweise über Funktionen, die alle Teammitglieder in Echtzeit über Änderungen an Aufgaben und Projekten informieren und so jeden Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand halten. Verfügen Projektmanagement Tools wie Zenkit über eine Kanban-Ansicht bieten sie ein optimales Maß an Flexibilität und Transparenz. In digitalen Kanban Boards können alle Aufgaben und Informationen eines Projektes gespeichert werden, was die physische Variante nicht zulässt. Zudem verhelfen Projektmanagement-Tools zu einem transparenten Workflow, da sie es einfach machen zu überblicken, welches Teammitglied an welcher Aufgabe arbeitet.