Patrick Vestner
Im Oktober 2015 hat das ifaz verschiedene Online-Lösungen - sogenannte „Collaboration Tools“ – untersucht (zum Bericht), welche die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teammitgliedern an unterschiedlichen Standorten vereinfacht. Zum damaligen Zeitpunkt wurde in der eingehenden Analyse der verschiedenen Tools insbesondere auf optimale Projektübersicht, intuitive Nutzung und einfache Kommunikation fokussiert. Diese Untersuchung wurde nun erweitert und aktualisiert.
In den letzten zwei Jahren hat sich die Landschaft der Collaborationstools weiterentwickelt: neue innovative Hilfsmittel sind dazugekommen, etablierte Systeme haben sich verändert. Mit dem aktualisierten Blog-Beitrag wird die Analyse nochmals aufgegriffen, auf Veränderungen überprüft und um weitere gängige Lösungen ergänzt.
Die untersuchten IT-Tools sind:
- Redbooth (ehemals Teambox)
- Asana
- Basecamp
- Trello
- Jira (Atlassian)
- Meistertask
- Wrike
- Podio
- MS Project
- Taskworld
Und etwas ausser Konkurrenz: Slack.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich die erneut analysierten Kollaborationstools im Umfang nicht entscheidend verändert haben. Einzelne Funktionen wurden hinzugefügt, andere entfernt, die grösste Veränderung fand jedoch im Pricing statt. Von den neu analysierten Tools sind besonders Podio und Taskworld hervorzuheben, die beide mit einer überdurchschnittlichen Anpassungsfähigkeit sowie ganzheitlichem Umfang überzeugen. Dies ist jedoch eher für versierte virtuelle Projektteams zu empfehlen, da mit der Einführung dieser Tools ein erhöhter Initialaufwand einhergeht. Dank unzähligen Erweiterungsmöglichkeiten, besonders bei Podio, können beide Systeme als umfassende Komplettlösungen genutzt werden, die die verschiedensten Facetten von Projektmanagement, Task Planung und Kommunikation adressieren. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass man lediglich ein Tool benötigt, birgt aber auch das Risiko, die Dinge zu verkomplizieren.
Ebenfalls erwähnenswert ist die Entwicklung des Projektmanagement-Dinosauriers MS Project, das den Schritt in die Cloud erfolgreich gemeistert hat. Dank der vielfältigen Produktpalette ist ein starkes Komplettsystem entstanden, das interessante Möglichkeiten wie die Integration von OneNote, SharePoint oder MS Office bietet. Somit ist dies das einzige analysierte System, das die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint) ermöglicht. Wer jedoch bereits Erfahrung mit MS Project hat, weiss auch, dass dies eine sehr komplexe Projektmanagement-Lösung ist. Entsprechend ist es im Vergleich zu den anderen Tools langsamer und merklich weniger intuitiv.
Etwas ausserhalb der gewohnten Kategorien wurde ausserdem Slack analysiert, das aktuell einen Trend für digitale Kommunikation darstellt. Basierend auf Chat-Threads soll es helfen, weg von Emails zu kommen und projektbezogene Dialoge zu bündeln. Generell betrachtet ist dies eine innovative Herangehensweise, die viele aktuelle Trends der digitalen Kommunikation wie Hashtags, Emojis, oder Kurznachrichten aufgreift. Da es sich jedoch um einen komplett neuartigen Ansatz handelt, dürften besonders Leute ohne ausgeprägtes Interesse für neuste digitale Trends Mühe haben, sich intuitiv wohl zu fühlen. Dank vielen zusätzlichen Services (z.B. Integration mit Trello) lässt sich Slack den eigenen Bedürfnissen anpassen, jedoch besteht dann die Gefahr, sich mit einer Unmenge an separaten Lösungen und Logins zu verzetteln.
Trotz ähnlichem Funktionsumfang sind die analysierten Kollaborationstools sehr individuell und bringen verschiedene Stärken mit sich. Um ein umfassendes Bild zu erhalten, wird empfohlen, jede Lösung in einem Trial auszuprobieren. Nur so lässt sich, neben den rationalen Entscheidungskriterien, herausfinden, ob man sich intuitiv wohl fühlt. Dies alleine genügt aber natürlich nicht. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass man ganz nüchtern fragt, welche Nutzung in dem jeweiligen Fall relevant ist. Hierzu sind auch bei der Gestaltung von virtueller Zusammenarbeit alle wesentlichen Prozesse genau zu analysieren und die wesentlichen Anforderungen an ein System zu definieren. Dies beinhaltet Fragen wie zum Beispiel: Wie zentral ist die Kollaborationslösung für mein Business? Wie viele User sollen es nutzen? Welche Lösungen sind bereits integriert? Möchte ich ein Komplettsystem (z.B. Podio, Taskworld) oder eine spezialisiertes (z.B. auf Kommunikation – Slack; auf Tasks – Wrike; auf Projektmanagement – Jira) Tool? etc.
Da man bei der Beantwortung dieser Fragen nicht selten die aktuellen Prozesse der Zusammenarbeit grundsätzlich einer Prüfung unterzieht, kommt hier in vielen Fällen das Thema „Process Reengineering“ auf die Agenda. Was es oftmals notwendig macht, Rat auch bei externen Experten zu suchen.